Informationen im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung

Sehr geehrte Eltern, liebe Teilnehmer*innen,

im Folgenden finden Sie die Datenschutzrichtlinien, welche bei Maßnahmen im Rahmen unserer Jugendarbeit gelten.

1) Datenschutzrichtlinien für kleine Maßnahmen wie Ausflüge mit maximal einer Übernachtung.

2) Datenschutzrichtlinien für Ferien-Freizeitmaßnahmen im Inn- und Ausland.

1) Datenschutzrichtlinien für kleine Maßnahmen mit maximal einer Übernachtung

Einverständniserklärung in die Erhebung und Verarbeitung von Daten durch die Ev. Kirchengemeinde Aachen, Bereich West (Frère-Roger-Straße 8-10, 52062 Aachen) zum Zweck einer Maßnahme mit maximal einer Übernachtung.

Hiermit erklärt sich der/die Unterzeichnende damit einverstanden, dass die erhobenen Daten zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind und hierfür weiterverarbeitet werden dürfen.

Dies schließt die Weitergabe an die Stadt Aachen, den Aachener Jugendring e.V sowie die Evangelische Kirche Aachen zur Finanzierung der Maßnahme ein.

Diese Daten werden auf verschlüsselten Dienstrechnern der Ev. Kirchengemeinde Aachen, Bereich West gespeichert und können nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Wir versichern hiermit, dass die von uns durchgeführte EDV auf der Grundlage geltender Gesetze erfolgt und für das Zustandekommen des Vertragsverhältnisses notwendig ist. Darüber hinaus benötigt es für jede weitere Datenerhebung die Zustimmung des Nutzers. Eine automatische Löschung der Daten erfolgt nicht, da diese zum Zweck der Information über Freizeitmaßnahmen in der hiesigen Jugendarbeit durch die Ev. Kirchengemeinde Aachen, Bereich West, weiterhin gespeichert werden, jedoch spätestens nach 10 Jahren nach Beendigung der Freizeitmaßnahme gelöscht werden. Ist der/die Unterzeichnende damit nicht einverstanden und wünscht keine weitere Information über folgende Freizeitmaßnahmen, werden die oben genannten Daten automatisch nach spätestens 6 Monaten nach Beendigung der Freizeitmaßnahme gelöscht. Hierzu bedarf es der schriftlichen Angabe durch den Nutzer.

Das Erstellen von Fotos und Videoaufnahmen, sowie die Veröffentlichung auf der Webseite der Jugendarbeit dienen zur Vorstellung der Maßnahme sowie zu Präsentationszwecken bei Veranstaltungen der Kirchengemeinde. Ist der/die Unterzeichnende damit nicht einverstanden, bedarf es der schriftlichen Angabe durch den Nutzer.

Folgen des Nicht-Unterzeichnens

Der/Die Unterzeichnende hat das Recht, dieser Einwilligungserklärung nicht zuzustimmen – da unsere Dienstleistung (o.g. Maßnahme) jedoch auf die Erhebung und Verarbeitung genannter Daten angewiesen ist, würde eine Nichtunterzeichnung eine Inanspruchnahme der Dienstleistung ausschließen.

2) Datenschutzrichtlinien für Ferien-Freizeitmaßnahmen im Inn- und Ausland

Sie haben ihr Kind zu einer Ferienfreizeit der Ev. Kirchengemeinde Aachen, Bereich West, angemeldet. Mit Ihrer Anmeldung und Elternerklärung haben Sie uns Angaben zu Ihrer Person und der Ihres Kindes zur Verfügung gestellt. Im Folgenden informieren wir Sie, wie wir mit diesen personenbezogenen Daten umgehen, die wir von Ihnen erhalten und erhoben haben.

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Datenschutzrechtlich Verantwortliche ist die Ev. Kirchengemeinde Aachen, Bereich West (Frère-Roger-Straße 8 – 10, 52062 Aachen). Telefonischer Kontakt im Gemeindebüro unter 0241 / 453 110 oder bei dem / der verantwortlichen Leitung (Kontaktdaten sind dem jeweiligen Flyer zu entnehmen).

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir erheben und verarbeiten die uns mit der Anmeldung und Elternerklärung bereitgestellten personenbezogenen Daten. Das sind

Name, Adresse
Geburtsdatum
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Gesundheitsdaten (Impfungen / ggf. Krankheiten oder andere Auffälligkeiten)
Hausarzt
Krankenversicherung
Sportliche Befähigung (SchwimmerIn / NichtschwimmerIn)

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Erhebung und Verarbeitung

Die unter 2. aufgeführten personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir gem. Art.6 Abs.1 (b) DSGVO zweckbestimmt, weil dies für die Organisation und Durchführung der Ferienfreizeit erforderlich ist.
Die Daten zur Gesundheit verarbeiten wir gem. Art. 6 Abs. 1 (b) i.V.m. Art 9 Abs. 2 (a) DS-GVO zweckbestimmt mit Ihrer Einwilligung, weil dies zur ordnungsgemäßen Durführung der Ferienfreizeit erforderlich ist und eine adäquate Behandlung im Not- oder Krankheitsfall gewährleisten soll.

Weiter verarbeiten wir personenbezogene Daten, wenn Sie eingewilligt haben gemäß Art. 6 Abs. 1 (a) DS-GVO. Den Zweck teilen wir Ihnen auf der Einwilligung mit.

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Freizeitleitung / stellv. Freizeitleitung, die mit der Organisation und Durchführung der Ferienfreizeit betraut ist, erhält Zugriff auf die personenbezogenen Daten.

Um die Ferienfreizeit für Sie als Eltern mit möglichst geringen Teilnehmerbeiträgen durchführen zu können, erhalten wir Fördermittel vom Aachener Jugendring e.V. sowie der evangelischen Landeskirche im Rheinland. Deshalb führen wir zur Nachweispflicht TeilnehmerInnenlisten auf der Freizeit aus denen der Name, Vorname, Alter, Adresse, Geschlecht, Beruf (Schüler) hervorgeht. Diese Listen werden von den TeilnehmerInnen unterschrieben und von uns an den Aachener Jugendring e.V. und die evangelische Landeskirche im Rheinland weitergeleitet.

Sollten Sie Ihren festen Wohnsitz außerhalb der Stadt Aachen haben stellen wir ggf. einen Antrag für Fördermittel bei Ihrem örtlichen Jugendamt, da der Aachener Jugendring e.V. nur Fördermittel bei einem festen Wohnsitz in der Stadt Aachen oder den Niederlanden / Belgien bereitstellt. In diesem Fall werden die oben genannten Daten wie Name, Vorname, Alter, Adresse, Geschlecht, Beruf in einer durch den Teilnehmenden unterschriebene Liste an das zuständige Jugendamt weitergeleitet.

Für den Fall, dass eine ärztliche Versorgung notwendig ist, werden die notwendigen Daten an ÄrztInnen, Krankenhäuser oder sonstiges medizinisches Versorgungspersonal weitergegeben. Auch dies dient dem Schutz und der Sicherheit Ihres Kindes.

Zum Zweck der Information über die Ankunft am Ferienort sowie die Ankunft in Aachen werden ggf. Telefonketten durch die Freizeitleitung organisiert (ob eine solche Telefonkette durchgeführt wird entscheidet die jeweilige Freizeitleitung und unterrichtet hierüber im Vorfeld die Eltern). Hierzu werden ggf. am Abfahrtstag Telefonlisten an alle Erziehungsberechtigten verteilt (1 Exemplar pro Familie). Diese Telefonlisten enthalten folgende Daten:

Familienname
Telefonnummer

Diese Telefonlisten sind ausschließlich für den Gebrauch der oben genannten Telefonketten gedacht und müssen durch den/die Unterzeichner/in nach Beendigung der Freizeitmaßnahme vernichtet werden. Die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet.

5. Dauer der Speicherung

Die erhobenen Daten werden auf verschlüsselten Dienstrechnern der Ev. Kirchengemeinde Aachen, Bereich West gespeichert und können nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Wir versichern hiermit, dass die von uns durchgeführte EDV auf der Grundlage geltender Gesetze erfolgt und für das Zustandekommen des Vertragsverhältnisses notwendig ist.

Die erhobenen Daten speichern wir so lange, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, in der Regel mit Ablauf von 3 Jahren beginnend zum Jahresende des Jahres, in dem die Teilnahme beendet ist. Wir speichern personenbezogene Daten auch darüber hinaus bis zu 30 Jahren, wenn gesetzliche
Aufbewahrungsfristen, Aufbewahrungsfristen in Fördermittelbescheiden und/oder Prüfbescheiden sowie Nachweispflichten zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben z.B. aus dem Kinderschutzgesetz dies erfordern. Diese Speicherfrist kann bis zu 30 Jahren dauern.
Wenn Sie eingewilligt haben, speichern wir bis auf Widerruf. Einverständniserklärungen speichern wir so lange, wie sie als Nachweis für die rechtmäßige Verarbeitung benötigt werden.

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,
das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO,
das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO
das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO
das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit
der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

Wenn sich im Rahmen einer zukünftigen Verarbeitung eine Zweckänderung ergibt, werden Sie hierüber informiert, soweit hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht.

7. Folgen des Nicht-Unterzeichnens / des Widerrufs

Sie haben das Recht, dieser Einwilligungserklärung nicht zuzustimmen oder diese ohne Begründung zu widerrufen. Da unsere Dienstleistung (Ferienfreizeit) jedoch auf die Erhebung und Verarbeitung der unter 2. aufgeführten personenbezogener Daten angewiesen ist, würde eine Nichtunterzeichnung / ein Widerruf eine Inanspruchnahme der Dienstleistung (Ferienfreizeit) ausschließen.